Der § 38 BDSG  fordert die Verpflichtung, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, wenn in der Regel mindestens zehn Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Von automatisierter Verarbeitung ist dann zu sprechen, wenn sie unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen wie zum Beispiel einem Computer / Tablet im Unternehmen durchgeführt wird. Darüber hinaus sind Unternehmen dann zur Benennung eines internen oder externen Datenschutzbeauftragten verpflichtet, wenn im Zuge von Datenverarbeitungen auch solche Daten betroffen sind, die einer Datenschutzfolgeabschätzung unterliegen, oder personenbezogene Daten geschäftsmäßig für Markt- oder Meinungsforschung verarbeitet werden. Die Benennung eines Datenschutzbeauftragten hat  zu erfolgen, wenn das Unternehmens besondere Kategorien von Daten oder von personenbezogenen Daten über Verurteilungen und Straftaten verarbeitet. In jedem Fall sind Sie mit einem externen Datenschutzbeauftragten immer auf der sicheren Seite.

In Art. 5 Abs. 2 DSGVO Der Grundsatz der „Rechenschaftspflicht“ ist in Art. 5 Abs. 2 DSGVO festgesetzt und besagt, dass Verantwortliche für die Einhaltung bestimmter Datenschutzgrundsätze (aus Art. 5 Abs.1 DSGVO) verantwortlich sind und deren Einhaltung nachweisen (können) müssen. Darüber hinaus wird Art. 24 Abs.1 DSGVO weiter ausgeführt und gefordert, dass Verantwortliche den Nachweis dafür zu erbringen haben, dass die Datenverarbeitung  gemäß der DSGVO erfolgt.

Wird gegen diese Nachweis- und Rechenschaftspflicht verstoßen, drohen empfindliche Strafen. Außerdem bieten lückenhafte Dokumentationen oder Fehler in der Datenverarbeiten immer wieder Grundlage für Schadensersatzansprüche, die Unternehmen teuer zu stehen kommen können.

Eine der wichtigsten  Dokumentationspflichten ist das Führen eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten, die aus Art. 30 DSGVO hervorgeht. Darüber hinaus sind zu dokumentieren:

• Risikoabschätzung
• ggfs. Datenschutzfolgeabschätzung
• Datenschutzrichtlinie
• Auftragsverarbeitung
• Datenlöschung
• Datenpannen

Unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen treffen der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

Der Aufwand für den Datenschutz eines Unternehmens hängt sehr individuell von der Größe, dem Unternehmensgegenstand, der digitalen Aktivität, der Verarbeitung personenbezogener Daten für Marketing-/Vertriebszwecke u.v.a.m. ab.

In einem Erstberatungsgespräch kommen wir in der Regel schnell zu einem sehr klaren Szenario. Auf dieser Basis erstellen wir für Sie dann ein individuelles, auf das Unternehmen zugeschnittene Datenschutzkonzept. Unsere Basis-Pauschale startet schon bei 120 Euro monatlich.